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concernente l’attuazione del regolamento (CE) n. 1049/2001

concernente l'attuazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione
Decisione dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro

  G.U.U.E. del 11/06/2004 n.L 210 IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE,
visto il regolamento (CE) n. 1654/2003 del
Consiglio, del 18 giugno 2003, che modifica il regolamento (CE) n.
2062/94 relativo all’istituzione di un’Agenzia europea per la
sicurezza e la salute sul lavoro (1),
considerando che il trattato sull’Unione europea sancisce il concetto
di trasparenza all’articolo 1, secondo comma, secondo il quale il
trattato segna una nuova tappa nel processo di creazione di un’unione
sempre più stretta tra i popoli dell’Europa, in cui le decisioni siano
prese nel modo più trasparente possibile e più vicino possibile ai
cittadini;
considerando che la politica di trasparenza garantisce una maggiore
legittimità, efficienza e responsabilità dell’amministrazione nei
confronti dei cittadini in un sistema democratico e che essa
contribuisce a rafforzare i principi di democrazia e di rispetto dei
diritti fondamentali sanciti dall’articolo 6 del trattato sull’Unione
europea e dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea;
considerando che il regolamento (CE) n. 1654/2003 contiene talune
disposizioni che garantiscono l’accesso del pubblico ai documenti
dell’Agenzia con la loro apertura alla consultazione pubblica e
l’accesso al registro; considerando che è pertanto necessario
stabilire le disposizioni di attuazione del regolamento (CE) n.
1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30
maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del
Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (2) per tutti i
documenti non contemplati dalle disposizioni summenzionate;
considerando che le decisioni relative al seguito da dare alle domande
iniziali sono adottate dai funzionari o agenti dell’Agenzia incaricati
di esaminare la domanda e che le decisioni di rifiuto all’accesso
relative alle domande di conferma sono adottate dal direttore
dell’Agenzia;
considerando che il regolamento (CE) n. 1654/2003 indica inoltre
che il consiglio di amministrazione adotta le modalità di applicazione
del regolamento (CE) n. 1049/2001 entro un termine di sei mesi
a decorrere dall’entrata in vigore del regolamento (CE) n.
1654/2003;
considerando che una normativa chiara è suscettibile di promuovere la
buona amministrazione in quanto aiuta i responsabili a trattare con
precisione e rapidità le domande presentate dal pubblico,

NOTE:
(1) GU L 245 del 29.9.2003
(2) GU L 145 del 31.5.2001
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONEArticolo 1
Destinatari
1. Il diritto d’accesso riguarda i documenti detenuti
dall’Agenzia, ossia da essa prodotti o ricevuti e in suo possesso.
2. I cittadini dell’Unione e le persone fisiche o giuridiche che
risiedano o abbiano la sede sociale in uno Stato membro esercitano il
diritto di accesso ai documenti dell’Agenzia europea per la sicurezza
e la salute sul lavoro (in prosieguo «l’Agenzia») in forza delle
disposizioni dell’articolo 2, paragrafo 1, del regolamento (CE) n.
1049/2001 secondo le procedure di cui alle presenti
disposizioni.
3. In applicazione dell’articolo 2, paragrafo 2, del regolamento (CE)
n. 1049/2001, i cittadini di paesi terzi che non risiedono in
uno Stato membro e le persone giuridiche che non hanno la sede sociale
in uno degli Stati membri si avvalgono del diritto d’accesso ai
documenti dell’Agenzia alle stesse condizioni dei destinatari di cui
all’articolo 2, paragrafo 1, del regolamento
(CE) n. 1049/2001.Articolo 2
Domande di accesso
1. Le domande d’accesso a un documento dell’Agenzia non
disponibile al pubblico vanno inviate per iscritto all’Agenzia a mezzo
posta elettronica (docrequest@osha.eu.int), per posta (Agenzia europea
per la sicurezza e la salute sul lavoro, Documentazione, Gran Via, 33
E-48009 Bilbao) o per fax [(0034) 944 79 43 83]. L’Agenzia risponde
alle domande d’accesso, iniziali e di conferma, entro quindici giorni
lavorativi dalla data di registrazione della domanda. Nel caso di
domande complesse o relative a documenti voluminosi tale termine può
essere prorogato di altri quindici giorni lavorativi. Qualsiasi
proroga del termine deve essere motivata e comunicata previamente al
richiedente.
2. Nel caso di una domanda poco precisa di cui all’articolo 6,
paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, l’Agenzia
invita il richiedente a fornire informazioni complementari che
permettano di identificare i documenti richiesti; il termine di
risposta inizia a decorrere soltanto dal momento in cui l’Agenzia
dispone di tali informazioni.
3. Qualsiasi decisione negativa, anche solo in parte, indica il motivo
del rifiuto fondato su una delle eccezioni di cui all’articolo
4 del regolamento (CE) n. 1049/2001 e informa il richiedente
dei mezzi di ricorso a sua disposizione.Articolo 3
Esame delle domande iniziali
1. Fatto salvo il disposto dell’articolo 8 della presente
decisione, al momento della registrazione della domanda, al
richiedente viene inviato un avviso di ricevimento, a meno che la
risposta sia inviata a giro di posta.
L’avviso di ricevimento e la risposta sono inviati per iscritto,
eventualmente anche con mezzi elettronici.
2. Il richiedente è informato del seguito dato alla sua domanda dal
competente capo unità.
3. Qualsiasi risposta, anche parzialmente negativa, dovrà informare il
richiedente del suo diritto di presentare, entro quindici giorni
lavorativi dalla ricezione della risposta, una domanda di conferma in
cui si inviti l’Agenzia a riconsiderare la propria posizione.
4. In assenza di risposta nei termini da parte dell’Agenzia, il
richiedente ha la facoltà di presentare una domanda di conferma.Articolo 4
Trattamento delle domande di conferma
1. Il direttore dell’Agenzia adotta le decisioni di rifiuto
all’accesso relative alle domande di conferma e ne informa il
consiglio di amministrazione dell’Agenzia.
2. Al richiedente è comunicata per iscritto, eventualmente con mezzi
elettronici, la decisione che lo informa del suo diritto di proporre
un ricorso dinanzi al Tribunale di primo grado o di presentare una
denuncia presso il Mediatore europeo.
Articolo 5
Consultazioni
1. Quando riceve una domanda d’accesso ad un documento che è in
suo possesso ma che proviene da un terzo, l’Agenzia verifica
l’applicabilità delle eccezioni di cui all’articolo 4 del regolamento
(CE) n. 1049/2001.
2. Se, al termine di quest’esame, l’Agenzia ritiene che l’accesso al
documento richiesto debba essere rifiutato ai sensi di una delle
eccezioni di cui all’articolo 4 del regolamento (CE) n.
1049/2001, al richiedente è inviata una risposta negativa
senza consultazione dell’autore terzo.
3. L’Agenzia accoglie la domanda senza consultare l’autore terzo
quando:
a) il documento richiesto è già stato divulgato sia dal suo autore,
sia in forza del regolamento (CE) n. 1049/2001 o di
disposizioni simili;
b) la divulgazione, eventualmente parziale, del suo contenuto non
arreca chiaramente pregiudizio agli interessi di cui all’articolo 4
del regolamento (CE) n. 1049/2001.
4. In tutti gli altri casi, l’autore terzo è consultato. In
particolare, qualora la domanda d’accesso riguardi un documento
proveniente da uno Stato membro, l’Agenzia consulta l’autorità
d’origine quando:
a) il documento è stato trasmesso all’Agenzia prima della data di
applicabilità effettiva del regolamento (CE) n. 1049/2001;
b) lo Stato membro ha chiesto all’Agenzia di non comunicare il
documento senza il suo previo accordo, conformemente alle disposizioni
dell’articolo 4, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 1049/2001.
5. L’autore terzo consultato dispone di un termine di risposta che non
può essere inferiore a cinque giorni lavorativi ma che deve permettere
all’Agenzia di rispettare i suoi termini di risposta. In mancanza di
risposta entro il termine fissato, o quando il terzo è irreperibile o
non identificabile, l’Agenzia delibera conformemente al regime di
eccezioni di cui all’articolo
4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, tenendo conto degli
interessi legittimi del terzo sulla base degli elementi di cui
dispone.
6. Nel caso in cui l’Agenzia preveda di accordare l’accesso a un
documento contro il parere esplicito del suo autore, essa informa
quest’ ultimo della sua intenzione di divulgare il documento dopo un
periodo di dieci giorni lavorativi e richiama la sua attenzione sui
mezzi di ricorso che sono a sua disposizione per opporsi alla
divulgazione.Articolo 6
Esercizio del diritto d’accesso
1. I documenti sono inviati per posta, fax o, se disponibile,
per posta elettronica. In caso di documenti voluminosi o di documenti
difficili da trattare, il richiedente può essere invitato a venire a
consultare i documenti in loco. La consultazione è gratuita.
2. Se il documento è stato pubblicato, la risposta consiste nel
fornire i riferimenti di pubblicazione e/o il luogo dove il documento
è disponibile e, se del caso, l’indirizzo del documento nel sito
dell’Agenzia (www.agency.osha.eu.int).
3. In caso di richiesta di documenti di più di venti pagine, può
essere addebitato al richiedente un importo di 0,10 EUR per pagina,
maggiorato delle spese di spedizione. Le spese inerenti ad altri
supporti saranno decise caso per caso ma non eccederanno un importo
ragionevole.
Articolo 7
Agevolazioni per l’accesso ai documenti
1. Affinché i cittadini possano esercitare concretamente i
diritti di cui godono in forza del regolamento (CE) n.
1049/2001, l’Agenzia rende accessibile un registro di
documenti.
L’accesso al registro avrà luogo in forma elettronica.
2. Il registro contiene il titolo del documento (nelle lingue nelle
quali è disponibile) e gli altri riferimenti utili per la sua
identificazione.
3. Una pagina esplicativa (in tutte le lingue ufficiali) informa il
pubblico sul modo in cui il documento può essere ottenuto.
Se il documento è pubblicato, è disponibile un collegamento con il
testo originale.Articolo 8
Documenti accessibili d’ufficio…

[Continua nel file zip allegato]

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