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COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI FONDI PENSIONE – DELIBERAZIONE 4 novembre 2010

COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI FONDI PENSIONE - DELIBERAZIONE 4 novembre 2010 - Istruzioni per la trattazione dei reclami. (10A14182) - (GU n. 277 del 26-11-2010 )

COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI FONDI PENSIONE

DELIBERAZIONE 4 novembre 2010

Istruzioni per la trattazione dei reclami. (10A14182)

LA COMMISSIONE DI VIGILANZA
SUI FONDI PENSIONE

Visto il decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252, recante
«Disciplina delle forme pensionistiche complementari» (di seguito:
decreto n. 252 del 2005);
Visto l’art. 18, comma 2, del decreto n. 252 del 2005, che dispone
che la Commissione di vigilanza sui fondi pensione (di seguito:
COVIP) e’ istituita con lo scopo di perseguire la trasparenza e la
correttezza dei comportamenti e la sana e prudente gestione delle
forme pensionistiche complementari, avendo riguardo alla tutela degli
iscritti e dei beneficiari e al buon funzionamento del sistema di
previdenza complementare;
Visto l’art. 19, comma 2, del decreto n. 252 del 2005, che prevede
che la COVIP esercita la vigilanza su tutte le forme pensionistiche
complementari anche mediante l’emanazione di istruzioni di carattere
generale e particolare;
Visto l’art. 19, comma 2, lettera g), del decreto n. 252 del 2005,
che prevede che la COVIP vigila sull’attuazione del principio di
trasparenza nei confronti degli aderenti;
Visto l’art. 19, comma 2, lettera i), del decreto n. 252 del 2005,
che prevede che la COVIP esercita il controllo sulla gestione
tecnica, finanziaria, patrimoniale e contabile dei fondi;
Valutata l’esigenza di fornire ai soggetti vigilati istruzioni
circa la trattazione dei reclami presentati dagli iscritti, al fine
di garantirne la celerita’ del riscontro e piu’ adeguati presidi nel
processo di esame delle comunicazioni;
Tenuto conto delle indicazioni scaturite a esito della procedura di
pubblica consultazione posta in essere dalla COVIP a partire dal 24
giugno 2010;

Delibera

di adottare le allegate «Istruzioni per la trattazione dei reclami».
La presente deliberazione e’ pubblicata nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana e nel Bollettino della COVIP e entra in
vigore il 1° aprile 2011.
La previsione di cui all’art. 3, comma 2, entra in vigore il
quindicesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 4 novembre 2010

Il presidente: Finocchiaro

Allegato

ISTRUZIONI SULLA TRATTAZIONE
DEI RECLAMI

Art. 1.

Ambito di applicazione

1. Le presenti «Istruzioni» disciplinano la procedura di gestione
dei reclami da parte dei seguenti soggetti (di seguito, soggetti
vigilati):
a) fondi pensione negoziali (iscritti nell’Albo dei fondi
pensione, nella Sezione I);
b) banche, imprese di assicurazione, societa’ di
intermediazione mobiliare e societa’ di gestione del risparmio che
abbiano istituito fondi pensione aperti (iscritti nell’Albo dei fondi
pensione, nella Sezione II), limitatamente all’attivita’ svolta in
relazione a detti fondi;
c) imprese di assicurazione che abbiano istituito piani
individuali pensionistici conformi al decreto n. 252 del 2005
(iscritti nell’Albo di fondi pensione, nella Sezione III),
limitatamente all’attivita’ svolta in relazione a detti piani (PIP);
d) forme pensionistiche complementari cc.dd. «preesistenti»,
dotate di autonoma soggettivita’ giuridica (iscritte nell’Albo dei
fondi pensione, Sezione speciale I);
e) societa’ e enti appartenenti a gruppi bancari e assicurativi
nel cui patrimonio siano istituite forme «preesistenti» (fondi
interni bancari e assicurativi) (iscritte nell’Albo dei fondi
pensione, Sezione speciale III).
2. Ai fini delle presenti Istruzioni, per «reclamo» si intende
una comunicazione scritta con la quale sono rappresentate ai soggetti
di cui all’art. 1 presunte irregolarita’, criticita’ o anomalie circa
il funzionamento di una forma pensionistica complementare; non si
considerano reclami le comunicazioni non scritte (ad es. lamentele
telefoniche) o aventi un oggetto diverso da quello indicato (ad es.
mere richieste di informazioni).

Art. 2.

Registro dei reclami

1. I reclami ricevuti vengono riportati in un apposito registro
gestito in forma elettronica. Nel registro elettronico vengono
annotati, al momento della ricezione, gli estremi essenziali dei
reclami, integrati, successivamente, con gli ulteriori elementi
relativi alla loro trattazione fino alla conclusione della stessa.
2. I soggetti vigilati registrano i reclami ricevuti assegnando a
ciascuno un codice numerico che ne consenta l’identificazione univoca
e progressiva su base annua. I soggetti vigilati di cui alle lettere
b), c) ed e) dell’art. 1 hanno cura di differenziare detto codice per
ciascuna delle forme pensionistiche istituite.
3. Il registro contiene, per ciascun reclamo, almeno i seguenti
elementi informativi:
a) data di ricevimento del reclamo da parte del soggetto
vigilato;
b) dati identificativi (nome, cognome e indirizzo) del soggetto
che ha presentato il reclamo;
c) nel caso di reclamo presentato per conto di un soggetto
terzo, identificazione del soggetto nel cui interesse il reclamo e’
presentato;
d) numero di iscrizione all’Albo tenuto dalla COVIP della forma
pensionistica complementare oggetto del reclamo (per i soggetti di
cui alle lettere b), c) ed e) dell’art. 1);
e) indicazioni sintetiche sull’oggetto del reclamo;
f) indicazione dell’area di attivita’ interessata;
g) estremi dell’ulteriore corrispondenza intercorsa con il
reclamante prima dell’esito della trattazione (eventuale);
h) esito della trattazione;
i) data dell’invio al soggetto che ha presentato il reclamo e/o
al soggetto nel cui interesse e’ stato presentato il reclamo della
comunicazione relativa all’esito della trattazione;
j) se la problematica e’ stata devoluta all’Autorita’
giudiziaria o se siano stati attivati i meccanismi di mediazione
previsti dalla normativa o le procedure arbitrali eventualmente
previste dalle disposizioni della forma pensionistica.
4. Le aree di attivita’ interessate, di cui alla precedente
lettera f), sono individuate dalla Commissione con apposito
provvedimento.

Art. 3.

Trattazione dei reclami

1. Le competenze in materia di gestione dei reclami sono
attribuite a strutture idonee a garantirne lo svolgimento nel
rispetto dei principi di tempestivita’, trasparenza, correttezza e
buona fede.
2. I soggetti vigilati gestiscono i reclami loro pervenuti, anche
qualora riguardino l’attivita’ di soggetti coinvolti nel proprio
ciclo operativo, dando riscontro direttamente ai soggetti reclamanti
con la tempestivita’ necessaria tenendo conto dei contenuti dei
reclami medesimi, e comunque non oltre 45 giorni dal loro
ricevimento.
3. I soggetti vigilati adottano adeguati presidi organizzativi e
idonee procedure operative tese ad assicurare il rispetto dei
principi sopra indicati. I responsabili delle forme pensionistiche
valutano l’adeguatezza dei suddetti presidi e l’idoneita’ delle
procedure adottate e segnalano tempestivamente all’organo di
amministrazione e alla COVIP eventuali criticita’ riscontrate.

Art. 4.

Adempimenti informativi

1. I soggetti vigilati forniscono con gli strumenti ritenuti piu’
adeguati tutte le informazioni utili per la presentazione dei reclami
e per la trasmissione degli esposti alla COVIP. I siti internet danno
adeguata evidenza delle informazioni suddette.
2. I soggetti vigilati di cui alle lettere a), b) e c) dell’art.
1, nonche’ quelli di cui alle successive lettere d) ed e) che si
siano dotati di una Nota informativa per la raccolta delle adesioni,
riportano nella Nota informativa le modalita’ di presentazione dei
reclami e indicazioni circa la possibilita’ di inviare esposti alla
COVIP.
3. I soggetti vigilati inviano alla COVIP informazioni di sintesi
sui reclami loro pervenuti, con la periodicita’ e secondo le
modalita’ tecniche individuate dalla stessa con apposito
provvedimento.

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