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relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione
Regolamento del Parlamento e del Consiglio CE

  G.U. del 31/05/2001 n.L 145 IL PARLAMENTO
EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL’UNIONE
EUROPEA,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare
l’articolo 255, paragrafo 2,
vista la proposta della Commissione(1),
deliberando secondo la procedura di cui all’articolo 251 del
trattato(2),
considerando quanto segue:
(1) L’articolo 1, secondo comma del trattato sull’Unione europea
sancisce il concetto di trasparenza, secondo il quale il trattato
segna una nuova tappa nel processo di creazione di un’unione sempre
più stretta tra i popoli dell’Europa, in cui le decisioni siano
adottate nel modo più trasparente possibile e più vicino possibile ai
cittadini.
(2) Questa politica di trasparenza consente una migliore
partecipazione dei cittadini al processo decisionale e garantisce una
maggiore legittimità, efficienza e responsabilità dell’amministrazione
nei confronti dei cittadini in un sistema democratico. La politica di
trasparenza contribuisce a rafforzare i principi di democrazia e di
rispetto dei diritti fondamentali sanciti dall’articolo 6 del trattato
UE e dalla carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea.
(3) Le conclusioni delle riunioni del Consiglio europeo di Birmingham,
Edimburgo e Copenaghen hanno messo in evidenza la necessità di
garantire una maggiore trasparenza nel lavoro delle istituzioni
dell’Unione. Il presente regolamento consolida le iniziative già
adottate dalle istituzioni al fine di migliorare la trasparenza del
processo decisionale.
(4) Il presente regolamento mira a dare la massima attuazione al
diritto di accesso del pubblico ai documenti e a definirne i principi
generali e le limitazioni a norma dell’articolo 255, paragrafo 2, del
trattato CE.
(5) La questione dell’accesso ai documenti non forma oggetto di
disposizioni specifiche nel trattato che istituisce la Comunità
europea del carbone e dell’acciaio e nel trattato che istituisce la
Comunità europea per l’energia atomica, motivo per cui, secondo la
dichiarazione n. 41 allegata all’atto finale del trattato di
Amsterdam, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione
dovrebbero ispirarsi al presente regolamento per quanto concerne i
documenti inerenti alle attività contemplate da detti trattati.
(6) Si dovrebbe garantire un accesso più ampio ai documenti nei casi
in cui le istituzioni agiscono in veste di legislatore, anche in base
a competenze delegate, preservando nel contempo l’efficacia del loro
processo di formazione delle decisioni. Nella più ampia misura
possibile tali documenti dovrebbero essere resi direttamente
accessibili.
(7) A norma degli articoli 28, paragrafo 1 e 41, paragrafo 1, del
trattato UE, il diritto d’accesso si applica altresì ai documenti
relativi alla politica estera e di sicurezza comune, nonché alla
cooperazione di polizia e giudiziaria in campo penale. Ciascuna
istituzione dovrebbe rispettare le proprie norme di sicurezza.
(8) Per garantire la piena applicazione del presente regolamento a
tutte le attività dell’Unione, i principi in esso stabiliti dovrebbero
essere applicati da tutte le agenzie create dalle istituzioni.
(9) Taluni documenti dovrebbero ricevere un trattamento speciale a
motivo del loro contenuto particolarmente sensibile. È opportuno
definire, tramite accordi interistituzionali, modalità per informare
il Parlamento europeo in merito al contenuto di tali documenti.
(10) Per dare un carattere più aperto ai lavori delle istituzioni, il
Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione dovrebbero garantire
l’accesso non solo ai documenti elaborati dalle istituzioni, ma anche
ai documenti da esse ricevuti. In tale contesto, si ricorda che la
dichiarazione n. 35 allegata all’atto finale del trattato di Amsterdam
prevede che uno Stato membro possa chiedere alla Commissione o al
Consiglio di non comunicare a terzi un documento che provenga da tale
Stato senza il suo previo accordo.
(11) In linea di principio, tutti i documenti delle istituzioni
dovrebbero essere accessibili al pubblico. Tuttavia, taluni interessi
pubblici e privati dovrebbero essere tutelati mediante eccezioni. Si
dovrebbe consentire alle istituzioni di proteggere le loro
consultazioni e discussioni interne quando sia necessario per tutelare
la propria capacità di espletare le loro funzioni. Nel valutare le
eccezioni, le istituzioni dovrebbero tener conto dei principi
esistenti nella legislazione comunitaria in materia di protezione dei
dati personali, in tutti i settori di attività dell’Unione.
(12) Tutte le disposizioni concernenti l’accesso del pubblico ai
documenti delle istituzioni dovrebbero conformarsi al presente
regolamento.
(13) Per garantire il pieno rispetto del diritto d’accesso, si
dovrebbe applicare un procedimento amministrativo in due fasi, con
ulteriore possibilità di ricorso dinanzi al giudice o di denuncia
presso il mediatore.
(14) Ciascuna istituzione dovrebbe adottare i necessari provvedimenti
per informare il pubblico in merito alle nuove disposizioni vigenti e
per formare il proprio personale a dare assistenza ai cittadini che
esercitano il loro diritto ai sensi del presente regolamento. Per
rendere più agevole ai cittadini l’esercizio dei loro diritti, occorre
in particolare che ciascuna istituzione renda accessibile un registro
di documenti.
(15) Il presente regolamento non si prefigge di modificare le
normative nazionali in materia di accesso ai documenti. Tuttavia, è
evidente che in virtù del principio di cooperazione leale nelle
relazioni tra le istituzioni e gli Stati membri, questi dovranno fare
in modo di non pregiudicare la corretta applicazione del presente
regolamento e di rispettare le norme di sicurezza delle istituzioni.
(16) Il presente regolamento non pregiudica i diritti di accesso ai
documenti riconosciuti a Stati membri, autorità giudiziarie od
organismi investigativi.
(17) A norma dell’articolo 255, paragrafo 3, del trattato CE, ciascuna
istituzione definisce nel proprio regolamento interno disposizioni
specifiche riguardanti l’accesso ai propri documenti. La decisione
93/731/CE del Consiglio, del 20 dicembre 1993, relativa all’accesso
del pubblico ai documenti del Consiglio(3), la decisione 94/90/CECA,
CE, Euratom della Commissione, dell’8 febbraio 1994, relativa
all’accesso del pubblico ai documenti della Commissione(4), la
decisione 97/632/CE, CECA, Euratom del Parlamento europeo, del 10
luglio 1997, relativa all’accesso del pubblico ai documenti del
Parlamento europeo(5), e le disposizioni relative alla riservatezza
dei documenti di Schengen dovrebbero quindi, se necessario, essere
modificate o abrogate,
HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

Articolo 1
Obiettivo
L’obiettivo del presente regolamento è di:
a) definire i principi, le condizioni e le limitazioni, per motivi di
interesse pubblico o privato, che disciplinano il diritto di accesso
ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione
(in prosieguo “le istituzioni”) sancito dall’articolo 255 del trattato
CE in modo tale da garantire l’accesso più ampio possibile;
b) definire regole che garantiscano l’esercizio più agevole possibile
di tale diritto e
c) promuovere le buone prassi amministrative sull’accesso ai
documenti.

Articolo 2
Destinatari e campo di applicazione
1. Qualsiasi cittadino dell’Unione e qualsiasi persona fisica o
giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha
un diritto d’accesso ai documenti delle istituzioni, secondo i
principi, le condizioni e le limitazioni definite nel presente
regolamento.
2. Secondo gli stessi principi, condizioni e limitazioni le
istituzioni possono concedere l’accesso ai documenti a qualsiasi
persona fisica o giuridica che non risieda o non abbia la sede sociale
in uno Stato membro.
3. Il presente regolamento riguarda tutti i documenti detenuti da
un’istituzione, vale a dire i documenti formati o ricevuti dalla
medesima e che si trovino in suo possesso concernenti tutti i settori
d’attività dell’Unione europea.
4. Fatti salvi gli articoli 4 e 9, i documenti sono resi accessibili
al pubblico su domanda scritta ovvero direttamente, sotto forma
elettronica o attraverso un registro. In particolare, i documenti
formati o ricevuti nel corso di una procedura legislativa sono resi
direttamente accessibili ai sensi dell’articolo 12.
5. I documenti sensibili quali definiti all’articolo 9, paragrafo 1,
sono soggetti ad un trattamento speciale ai sensi di tale articolo.
6. Il presente regolamento non pregiudica i diritti di accesso del
pubblico a documenti in possesso delle istituzioni che possono
derivare da strumenti di diritto internazionale o da atti delle
istituzioni volti a dar loro esecuzione.

Articolo 3
Definizioni
Ai fini del presente regolamento, valgono le seguenti definizioni:
a) “documento”, qualsiasi contenuto informativo, a prescindere dal suo
supporto (testo su supporto cartaceo o elettronico, registrazione
sonora, visiva o audiovisiva) che verta su aspetti relativi alle
politiche, iniziative e decisioni di competenza dell’istituzione;
b) “terzo” qualsiasi persona fisica o giuridica, o qualsiasi entità
esterna all’istituzione interessata, compresi gli Stati membri, le
altre istituzioni e gli altri organi comunitari o non comunitari,
nonché i paesi terzi.

Articolo 4
Eccezioni
1. Le istituzioni rifiutano l’accesso a un documento la cui
divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:
a) l’interesse pubblico, in ordine:
– alla sicurezza pubblica,
– alla difesa e alle questioni militari,
– alle relazioni internazionali,
– alla politica finanziaria, monetaria o economica della Comunità o di
uno Stato membro;
b) la vita privata e l’integrità dell’individuo, in particolare in
conformità con la legislazione comunitaria sulla protezione dei dati
personali.
2. Le istituzioni rifiutano l’accesso a un documento la c…

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